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数十年的档案堆积如山,如何改造成智能档案中心
上传时间:2020-03-05
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说起档案库, 作为存放一些重要文件或者注册信息的地方,往往会放置成千上万份的档案。一般大家一般对于档案库的印象都是这样的:

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好一些,有经过管理的,看起来整齐一些的档案库是这样的:

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更有甚者,一些老旧的档案库没有得到有效的管理,各类档案随意堆在地上、桌子上,看起来会是这样的:

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在设施和规划老旧、管理不善的档案库找一份档案的难度不亚于大海捞针。如今智能自动化技术充分发展的今天,有没有更优化的档案管理方案呢?

具体来说,相比于普通的档案管理方式,智能档案管理中心会有哪些优势呢?简单来说,主要优势包括:

1.极大地减少档案查找的时间,极大减少档案盘点工作量,节省人力、提高工作效率

2.提高档案存储密度,有效提升单位面积利用率

3.改善档案储存环境,延长档案保存寿命

那这样的一个智能档案管理中心应该如何设计呢?


总体设计规划

这样的一个智能档案管理中心,其总体规划结构图如下:

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其中,核心的档案柜可选方案有:密集智能档案柜或自选层智能档案柜,根据档案拣选的模式不同可分为“货到人”或“人拣货”,人拣货需配备移动终端,货到人的方案分为又使用拣选机器人+传送带、或直接使用自引导的拣选机器人两种。

具体来说,建设智能档案管理中心需的全部软硬件设备组件包括:

1.软件管理系统与硬件控制系统结合作为智能档案管理中心的大脑;

2.局域通信设备组成的通讯网络作为智能档案管理中心用于传递信息的主干网络;

3.计算机或者移动终端/触屏显示屏的组合作为档案智能管理中心的接收外界指令信息的媒介;

4.智能档案柜、拣选机器人和传送带设备的组合作为承载智能档案管理中心的核心档案管理设备。其中拣选机器人和传送带为非必须的设备,传送带必须依赖机器人使用,主要用于机器人拣选完毕后自动运送档案至业务人员,如果希望构建无人化智能档案管理中心则可以考虑。

5.温湿度检测、视频监控、智能门禁等作为智能档案管理中心的辅助管理设备,此类设备是非必须的设备,但能够提升智能化的程度。

6.LED大屏作为承载智能档案管理中心辅助管理的集中可视化呈现中枢,也是非必须的设备。

7.档案盒上安装的RFID标签作为每个档案盒用于追踪定位和记录信息的唯一标识,是保证档案管理中心能够运作的基础物联网技术。


软硬件管理控制系统

档案管理的核心是软硬件管理控制系统,通过该系统需要存取修改数据、控制硬件设备工作,下图为一般档案管理系统所需的功能,对于设备的控制部分由于其在规划期间需要根据不同设备和规划有针对性地开发,一事一案,不具备通用性,在此不做过多说明。

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一、档案管理

档案信息主要就是通常意义的档案的信息新建、编辑修改、归档等功能。对于可能需要在不同档案柜之间进行存放位置更改和转存的,需要设置转储功能。

档案借阅与归还也是档案管理系统的核心功能,主要需要记录好档案借出归还的时间、操作人、归还位置等信息,如有需要的还需设置归还的截止时间的提醒,便于提醒档案管理人员跟踪档案借阅与归还情况。

至于档案的盘点主要分为两种,一个是自动盘点,一个是人工盘点。

一般来说,档案由于数量多,取下和放回消耗的时间精力巨大,且容易出现放错的情况,一般不适合全部取出进行挨个盘点,因此需注意考虑在柜内原处进行盘点。考虑到档案柜柜内的特殊情况,利用安装在档案柜内的RFID识别器自动识别柜内档案盒上的RFID标签信息进行盘点较为可行。

在开始自动盘点时,通过管理软件系统发送指令至档案柜内设置的RFID识别器,识别器开始工作,将档案盒上的RFID编号一一与档案数据库中信息进行比对,确认是否存在摆放位置不一致或数量不一致的问题,并最终汇总盘点结果。

人工盘点则是通过记录登录用户信息,当开始盘点时,根据移动终端显示的每一档案盒对应系统数据库内应存储的具体档案信息与档案盒内档案进行核对,并即时在终端内记录盘点信息。

需要说明的是,人工盘点与自动盘点所进行的盘点工作并不重复,自动盘点能够解决档案盒是否放错或者缺少的问题,但由于可能一个档案盒内会存储多份档案,这是利用RFID标签无法识别的,需要人工盘点作为补充,两者共同使用能够兼顾盘点效率和盘点质量。

二、统计分析

统计分析功能主要用于展示对于档案管理和档案盘点的相关重要指标统计,如在存数、进出借阅数、上架数、档案取用频率、盘点差异等统计。统计分析功能所得数据则直接对应LED大屏显示,用于以可视化的方式呈现分析结果。

三、环境监控管理

环境监控管理是非必须的管理功能,其作用在于连接并管理温湿度传感器、视频监控等。在设定相应阈值后,通过监测温湿度情况,自动控制空调等设备启停的功能,通过自动控制温湿度情况,创造更好的档案保存条件,延长档案存储时间;视频监控则主要用于档案储存及取用安全的管理。

四、系统设置

系统设置部分多为为了系统运行需要所涉及的必要功能模块如用户管理、基础数据维护、设备接入维护等。


RFID标签

上文已经提到,RFID标签技术是智能档案管理中心规划所需的最基础的技术。由于智能档案柜多为金属,会一定程度屏蔽射频信号,所以作用距离较短,一般建议使用无源RFID较为合适。需要说明的是,如果需要使用自动盘点,在档案柜内部则需要额外安装用于识别RFID的识别器。

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核心控制设备

用于控制的设备比较简单,一般选取PC计算机、现场移动终端或触摸控制屏,主要是用于系统的操作和信息的呈现提醒。主要可利用计算机操作控制档案管理系统,利用移动终端或触摸控制屏呈现必要的档案数据信息,可用于提示应当存取哪些档案或呈现档案盒内档案信息,辅助人工盘点的档案信息比对。


局域通信设备网络

局域通信设备网络可以主要采用以太网络、工业WIFI用或更先进的5G通讯设备用于局域网络通讯。

在现阶段距5G商用还有一段距离的情况下,以太网络是最稳定可靠的通讯方式;但对于设置有移动终端或自引导拣选机器人的情况,则需要采用工业级WIFI作为移动设备的主要通讯网络承载设备。


核心档案管理设备

一、拣选机器人

拣选机器人又可分为自引导拣选机器人和普通拣选机器人。

自引导拣选机器人的原理是自引导的AGV小车与机械手的组合,可利用反光板或SLAM技术精确定位档案大致位置,在图像识别技术或柜内激光导引的辅助下通过机械手选取对应档案,再送货到人,完成拣选。但专门针对档案的拣选机器人因为其需求较小没有专门从事其制造的公司,需要一定程度的定制化开发。

需要说明的是,普通拣选机器人适用范围相对于自引导拣选机器人更窄,原因在于智能档案柜若选取密集档案柜,则柜与柜之间的空间会不断改变,普通的固定式机器人将无法完成拣选。因此,若希望采用普通拣选机器人,则在档案柜选型时,需要选择自选层智能档案柜。而且普通拣选机器人需要搭配传送带使用,通过“拣选-传送”的方式实现档案自动运送到人的目的。

二、传送带

上文已经提到传送带需搭配拣选机器人使用,固定式拣选机器人必须搭配传送带,而自引导拣选机器人即可以搭配传送带、也可以脱离传送带使用。但总体来说使用了传送带造价更高,但效率也相应更高,并且能基本实现无人化作业。

传送带的结构和技术目前较为成熟,没有明显的选型技术要求,因此不再赘述。
三、智能档案柜

智能档案柜设计和制造较为成熟,有一定的可选余地,可选型主要包括智能密集档案柜与自动选层档案柜。

其中,智能密集档案柜是一种密集排布的档案柜,柜子均置于导轨上按指令自动活动,柜与柜之间间距移动可调,当不需要查找档案时可降间距调至0。当需要查找档案时,选定某一档案,档案柜将自行移动调整,令所选档案柜间隔增加,人或机器人可以进入拣选。具体可见下图。

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自动选层档案柜则内部设置可以上下移动的档案架,档案架可以循环移动,当选定特定档案时,档案架会自动移动档案所在档案架移至出口。具体结构可见下图。

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其他可选辅助设备

根据业务设计的实际需求,可以在档案柜内设置用于指示人工拣选的LED指示灯,当人员在管理系统中选择了所要获取的档案时,根据触摸液晶屏提示的位置信息前进至提前展开的档案柜前,根据所亮指示灯取用档案盒,避免了人为选取可能带来的错误。

如果需要使用自动盘点,则可以选择在智能柜内设置激光引导器,用于引导机器人拣选档案。

温湿度监控、智能门禁、视频监控也是可选的辅助设备,主要目的在于提供良好的档案保存环境以延长档案保存寿命、提高安全性等方面。同样,LED大屏也是可选的辅助设备,主要用于可视化地实现动态监控、动态数据分析等。

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