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“全域物资管理”,离我们到底还有多远?
上传时间:2020-03-04
来源:

2019年,“全域物资一本账”的大物资管理理念为物资管理打开了一扇新的大门。


当前,物资管理覆盖了计划、采购、合同、供应、仓储、质检、废旧等各个专业,看似服务保障功能比较完备,但实际上忽略了物资领用出库后保管、使用信息无法准确及时掌握的问题。项目现场往往点多面广,基层单位管理人员力量相对不足,物资领用后主要委托集体企业或施工单位进行实物暂存管理,大批量物资集中领用而长时间滞留在集体企业仓库或施工单位暂存仓,保管场所软硬件条件较为简陋,遗失、损坏等情形比较普遍。


因此,改变以往不同专业/部门间分段式管控的局面,主动向项目、工程管理下游延伸,加强对已领未用物资的过程跟踪与监管,是非常有必要的。


那么,如何有效解决已领未用物资分段管控“真空”地带的管理缺失问题,最终实现实物“一本账”管理的目标?


小编认为需要分“清理存量”“严控增量”两步走。


第一步 清理存量

盘点核查



已领未用物资难以管理的一个重要原因就是其存储地点多、项目归属杂、使用性质广

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不过即使再困难,问题还是要解决。需要做的就是搞清楚三个问题:

辖区内有多少物资存放点(包括管理部门/单位、暂存点地址、仓库资产属性、实物保管人及其联系方式等信息)?

每个物资存放点有多少物资(批次、数量金额、项目信息等)? 

物资下一步去向(项目还用不用?该不该退回仓库?)


特别需要注意的是,盘点核查的时间安排十分重要:一定要避开公司业务高峰期!一方面,高峰期各部门工作压力大,很难集中精力推进“一本账”管理提升工作;另一方面,高峰期,物资流动性大,物资盘点会“事倍功半”。除此之外,考虑到部分物资长期未使用,可能已经“面目全非”,为了确保盘点成效,建议制作物料卡片,方便后期管理,真正做到“账卡物”一致。




技术鉴定



已领未用物资的技术鉴定工作的重点在于协调各部门一同发力。不仅要督促运维检修部、建设部、营销部等专业部门牵头组织,还需协调财务部积极配合,共同确认物资是否可以使用以及资产价值,确保鉴定结果真实有效。




差异处置



根据已领未用物资技术鉴定结果和项目追溯情况,明确各类实物的后期处置方式,分类开展差异化处置工作,并全程跟踪物资使用、消减状态,动态维护台账

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从上面的处置方案可以看出,无清晰项目来源的物资,需要财务、审计部门共同确认才能进行非正常渠道消减,实现难度高,难以真正做到“轻装上阵”。




第二步 严控增量

控制增量可从三个方面入手:



加强项目源头治理



一是落实项目化管理。通过加深项目可研设计深度,并要求物资需求计划预测及执行计划申报原则上必须对应到具体项目(对于暂未立项的物资需求,可先建立空项目,后续及时维护项目信息),既能确保需求提报准确,从源头上减少结余物资产生,又方便后期溯源处置。


二是强化跨部门协同。及时共享物资使用、拆旧入库、项目竣工等信息,实现项目现场实施进度与物资领退料的无缝衔接,缩短物资出库到使用的周期,降低已领未用物资流失风险。


三是严把项目结算关。以项目结算为抓手,项目主管部门制定拆旧物资移交、结余物资退库管理规范,将拆旧报废物资入库、结余物资退库及时性作为项目结算依据,杜绝已领未用物资长期滞留项目现场。




规范实物保管



跟注册实体库物资仓储管理一样,集中保管、规范存储、严格收发、科学储备都是已经被证明可行有效的。但“知易行难”,鉴于保管人员非物资专业,素质参差不齐,收发货及实物管理要求很落到实处。


为了降低管理难度,可以开发信息工具,除了录入存量数据外,后续物资办理收、发、退、借、调等业务操作全部由线下转为线上,形成全过程“痕迹化”管控,极大地提高实物管理的综合效率和规范水平。


同时,为确保信息化成果的切实应用,杜绝私下借调等违规操作,还应不定期组织各专业部门开展实物盘点工作,进行账实一致性核查,为规范实物保管提供保障。




建设长效机制



严控增量真正的关键在于如何真正让保管单位树立“管项目必须管物资”的意识,否则“前清后乱”必然发生。


所以监督考核必不可少。明确各仓储点的主体责任和监管职责,建立定期检查(已领未用物资存放点)和通报机制(各单位已领待建物资使用、拆旧物资移交、结余物资退库及时性),实现压力传导,倒逼项目单位加强源头管控和规范实物保管,确保已领未用物资治理成效。


总而言之,全域物资管理意义重大,但在实践过程中,我们还会遇到很多问题,任重道远。



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